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BPR支援サービス

BPR支援サービス

IT技術が発展し、これまでより業務効率化が容易となった今、BPRで抜本的な業務フロー見直しを行う企業が増えてきています。本ページではBPRの基本の部分から、最大限お客さまの負担を軽減したコムテックならではのBPRサービス、その事例をご紹介いたします。

そもそもBPRとは?やる意味は?

業務"改善"ではなく"改革"

BPRとは「Business Process Re-engineering」の略で、わかりやすく言えば「抜本的な業務改革」のことです。しばしば「業務改善」と混同されがちですが、改善と改革では以下のような違いがあり、その目的も大きく異なることはご存知でしょうか?

業務"改善"・・・業務プロセスのごく一部を是正し、限定的な効果を得ることを目的とする
業務“改革”(BPR)・・・全企業活動を対象に業務プロセスや組織体系を根本から見直し、全社や支社で設定した目標を達成したり、課題を解決したりすることを目的とする

つまり、業務改善はBPRの一部とも言えるでしょう。

また、BPRの大事なステップとして「業務プロセスの可視化」があります。
普段何気なく行っている業務1つ1つを業務フローに起こして見える化することによって、簡略化したり省略できる業務を洗い出す...地道ですが必要不可欠なステップです。
そこからシステムの導入を検討したり、一部業務は外部委託したりする(=BPO※)など業務を「行いやすい」形にもっていくことが可能となります。このことを、よく「業務の最適化」と言ったりしますね。

1業務のみに着目するのではなく、全社規模で業務見直しを行うことで
BPRの最終目的である「企業としての目標達成」に大きく近づけることになります。

※BPO…「Business Process Outsourcing」の略で、業務プロセスの一部分を専門業者へ外部委託すること。

BPRで期待できる3つの効果

1.属人化解消のきっかけに

「この業務は○○部のAさんしかわからない」
社内でこのような状況になったことはありませんか?
属人化には、担当者をいつまでも変えられない・やむを得ず担当替えがあった際にパフォーマンスに支障が出るなど、リスキーな要素が沢山あります。全社で業務が可視化できれば、担当者が少ない業務なら他の関連部門が巻き取ることを検討したり、システム化し誰もがその業務をこなせる状態にしたりと、属人的でない体制づくりができます。

2.従業員満足の向上

大量の業務をこなすことに精一杯で、お客さまに提供するサービスの品質向上に気を配る余裕がもてない…そんな状況では、従業員の頑張りに見合わず顧客満足度が下がる危険性もあります。
顧客満足度を上げるためには、まずは従業員の満足が必須です。煩雑な業務は見直し、長時間労働の必要が無い環境作りができれば、人的コストの削減にもなります。
ヒトがやるにはあまりにも簡易、なのに量が膨大で時間を取られている業務はありませんか?このような業務から見直していきましょう。

3.顧客満足の向上

生産性と品質が向上することにより、お客さまへ質の高いサービスをご提供できるようになることで、結果的に顧客満足向上にも繋がります。

コムテックに頼むメリット

BPRとワンストップでBPOも依頼可能

BPRを実施していく中で、一部業務プロセスをBPO企業に委託することになったとします。
本来であれば、BPOを依頼するとなると
BPOを行える企業を何社か見繕う→各社に業務の説明→提案内容・見積もりを比較→契約
といった手順を踏む必要があります。
BPRを依頼している企業とは別にBPOの企業とも契約、BPRのときと同じような業務ヒアリングをされると思うと、少し骨が折れるな~と感じる方もいるのではないでしょうか。

コムテックなら、BPOのご依頼までお受けできます。
コムテックは40年以上もの間BPOサービスを生業としている、BPOのプロフェッショナルです。
BPOを頼める別会社を探す手間もなく、BPRとBPOをワンストップでお受けすることが可能です。
また、BPRとBPOを同じ企業が担当することによって「BPRで企業目標を達成する」という最終ゴールを見失うことなく、適切かつ柔軟なBPO提案をすることが可能です。

BPRで業務を洗い出していく中で
「自社でやるよりも、BPOを行った方がコストの削減になるのでは...」
そんな業務が出てきた時には、それもコムテックにお任せください!
ご支援できる分野は多岐にわたります。
過去にご支援してきたBPOの詳細事例は、ページ下部「サービス事例」よりご覧ください。

システムの導入支援も充実

プロセスの一部をシステム化することになった場合、システム開発のご支援や、パッケージ製品の選定およびRFP※の代理作成も承ることができます(オプション)。
システム導入で業務効率化したいのに、導入準備に時間を取られすぎて肝心なBPRが進まないようでは本末転倒です!ITサービスの知識と実績を活かし、最適な形でシステム化をご支援します。

※RFP…「Request For Proposal」の略。発注側企業がシステムベンダに対して提出する提案依頼書を意味し、自社システムに関する要望などを記載する。

お客さまと同じ温度感を持ち、安定稼働までサポート

BPRサービスと言うとコンサルティングの意味合いが強く、実施内容が決まれば実際の運用はお客さま次第となるケースが多い中で、コムテックは改善後の運用が安定稼働に乗るところまでサポートいたします。
業務最適化のご提案だけをしたところで、その後お客さまご自身で不自由なく運用することができなかったのなら、それは「BPRをご支援した」とは言えません。実際に現場に入りお客さまと同じ温度感を掴むことで、ヒアリングするだけでは見えにくかったさらなる課題を吸い上げることが可能となり、よりスムーズな運用体制に繋げられます。
また、安定稼働後の効果分析もご支援いたします。

課題分類における豊富な視点

BPRの実施において、洗い出された課題を適切に分類することは肝とも言える重要な部分です。
コムテックでは、以下3つの観点から課題を分類・分析し、それぞれの課題に適した最適化案をご提案します。

1.原因別分類
生じている課題の原因となるものによって5つに分類します。原因がわからなければ改善の方向性を定めることができないので、ここでしっかり分類します。

①プロセス
(例)重複した作業を行っているチームが多数存在する
②ルール
(例)承認に捺印が必要なため、申請書を印刷するのが手間となっている
③人/契約
(例)人員が足りておらず、残業時間が多い
④ツール
(例)長年同じマクロを使っており、データの正確性が不透明
⑤システム
(例)システム間でデータが連携されるまでに時間がかかる

2.影響範囲別分類
改善に必要なリソース・調整・時間の影響を考慮して、A~Cの3段階に分類します。影響範囲を把握することにより、改善規模を見誤ることを防ぐことができます。

A:自部署内で改善可能
B:改善には他部署や他ベンダー、グループ会社との調整が必要
C:企画、検討に時間を要し、解決にあたり全社的な取り組みが必要

3.ECRS分類
業務改善効果の高さ別に分類します。効果の高い順に業務を見直していくことで、スピーディーに効果を得ることができます。
改善効果はE→C→R→Sの順に低くなっていきます。

Eliminate:排除(なくせないか?)
Combine:結合(まとめられないか?)
Rearrange:組み替え(順番を変えられないか?)
Simplify:簡素化(単純化できないか?)

導入事例 ~品質UPとコストDOWN両方実現!~

導入企業の概要

業種:

医療機器製造/販売メーカー

対象拠点:

コンタクトセンター(問合せ窓口、ヘルプデスク、保守契約管理、備品管理・手配を担当するセンター)

目的:

全体の業務プロセスを最適化することで業務効率と品質向上、コスト低減を行いたい

抱えていた問題と実施内容

<Case1>
契約申し込み時の書類不備発生率の高さ
保守契約部門では申込書の不備発生率の高さが目立っており、発生率を下げる適切な取り組みも行えていませんでした。
なぜ不備が起こるのかを分析、根本から対策
業務プロセスの中に不備内容分析と定期的なフィードバックを組み込むことで、不備発生率を下げるための直接的な対策が行われるようになりました。
また、可視化した業務プロセスを活用してペーパーレス化にも取り組んでいます。

<Case2>
契約書の発行にかなりの工数を要している
契約書の発行はオペレーターと承認者間で書類の行き来が多く、発行完了までに多くの工数を要していました。
承認プロセスを変えてスムーズな運用に
業務プロセスや権限設定を見直し、不要な書類のやり取りを無くすことで1件にかかる工数を削減することができました。

<Case3>
繁忙期は残業時間が大幅に増えてしまう
処理件数が突発的に増える繁忙期には人員が足らず、残業時間が膨大になることが問題でした。
業務シェアで対応できる人をノーコストで増やす!
他チームの業務プロセスや繁閑を分析し、チームを横断した業務シェアを行うことで人的コストを大幅に削減できる体制となりました。
派遣契約などでお金を払って一時的に人員を増やすことは簡単です。しかし長い目で見ると業務シェアの体制をつくり、時を選ばず安定的な運用ができるようにする方が得策だったのです。

サービスご利用の流れ

1

お問い合わせ

お問い合わせフォームよりご相談ください。

2

Preヒアリング

現状の業務フローや組織形態についてお聞かせいただきます。また、BPRにより達成したい目標(=ゴール)もここで伺います。

3

Pre調査

Preヒアリングでお伺いした内容をもとに調査し、改善案をご検討いただきます。

4

お見積り

対象範囲や成果物に応じたお見積りをご提出いたします。

5

ご契約

コムテックの提案に納得できたら、ご契約に進んでいただきます。

6

全体ヒアリング

Preヒアリングの内容を掘り下げ、さらに詳細に全体感を掴むためのヒアリングを行います。

7

現場ヒアリング

BPR対象の現場担当者へのヒアリングを行います。

8

業務フロー・システム関連図作成

ヒアリング内容をもとに現在の業務フロー図を作成し、ここで完全に業務を可視化します。

9

課題の洗い出し

生産性向上を妨げているフローを抽出します。

10

課題の分類

前述の3つの観点から、課題を適切に分類します。

11

改善案のご提案

それぞれの課題の特性に沿った改善案をご提示いたします。

12

運用支援

改善案をもとに実際に運用していただきます。安定的に稼働できるようになるまで、手厚くサポートさせていただきます。

13

効果分析

実際に運用してみてどのような効果が得られたのかを分析、ご報告いたします。

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