工数削減＆品質向上を実現。BPR(業務改革)支援事例

■細かく部門が分かれており、全社的な業務改善・改革を自社だけで進めるのは困難だった
製品企画部門から販売、受注後のアフターフォローまで部門が多岐にわたる中、
各部門での現状のヒアリング、業務フロー可視化、課題抽出などを行える工数を確保できなかった。
■業務全体のフローを捉えることで、業務効率向上・コスト低減を図りたかった
契約書発行業務の中では、承認プロセスに不要な書類の行き来が多く、発行完了までに多くの工数を要していた。
また、保守契約部門では書類の不備発生率が高かったが、原因分析や改善策の検討を十分に行えていなかった。
■働き方改革が進んでおらず、残業時間の多さや紙運用などの問題があった
処理件数が突発的に増える繁忙期は人員が足りなくなることも多く、残業時間の増加が見過ごされていた。
また、紙運用が中心となっており、業務効率やコスト・セキュリティ面を考えると懸念があった。

■業務プロセス改革プロジェクトを立ち上げ、横断的に業務調査・棚卸を実施
コムテックが主体となり、業務プロセス改革プロジェクトを実施。現場ヒアリングを行い、部門ごと及び部門間の現状を整理。
■業務上の課題を抽出・分類し、業務プロセスの最適化案を提示
ヒアリングで明らかになった課題を適切に分類。
原因や影響範囲を加味して分類に応じた最適化案を提示し、新しい運用が安定稼働に乗るまでサポート。
■業務シェアの体制を確立し、ノーコストで働き方改革を推進
派遣社員の雇用などで一時的に人員を増やすことも可能だったが、長期的に安定した運用が期待できるよう体制改善を実施。
他部門の繁閑や業務プロセスを分析し、チームを横断した業務シェアが行えるような体制を確立。
また、業務プロセス見直しの一貫で不要な紙運用を排除。

■240もの業務プロセスを短期間で可視化！
約3か月という短期間で業務可視化フェーズが完了。現場ヒアリングを行い、アウトプットとして業務フロー図、課題一覧を作成。
■1処理にかかる工数を削減＆プロセスの見直しで不備発生率を改善
業務プロセスを見直したことで不要なプロセスを排除でき、1処理にかかる工数の削減に成功。
また、書類の不備が多発していた部門では、プロセス内に不備内容分析・定期的なフィードバックを簡易な手順で組み込むことで、不備発生率が減少。
■働き方改革を実現しあらゆるコストを削減。テレワークまで可能に
繁忙期には他部門と業務シェアすることで、1人当たりの残業時間を18時間/月削減することに成功。
また、76％もの紙削減でペーパーレス化を推進し、それに伴いテレワークが可能に。出社率も大幅減。

お客さまの声

コンサルティングで終わらず、安定稼働までサポートが充実

部門を横断した規模の大きい業務改革は、自社だけでやるには工数が足りず難しいと感じていました。
今回、現場ヒアリングから課題抽出ののち改善提案をもらうだけでなく、新しい運用が安定稼働に乗るところまでサポートいただき、こちらの負担がほぼ無いのが良かったです。

サービス紹介

BPR（業務改革）支援サービス

IT技術が発展し、これまでより業務効率化が容易となった今、BPRで抜本的な業務フロー見直しを行う企業が増えてきています。本ページではBPRの基本の部分から、最大限お客さまの負担を軽減したコムテックならではのBPRサービス、その事例をご紹介いたします。

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