現場での気づきを起点としたDXで営業担当者の負担を大幅カット！営業事務業務効率化事例

■営業事務部門への依頼方法が煩雑なため、事務処理依頼率が低かった
営業担当者から依頼を受け、営業事務部門が事務処理をする運用だったものの、依頼シートの入力に手間がかかること、依頼ルールが不明確だったこと、外出先から依頼できないことなどが要因となり、事務処理を依頼せず自身で行ってしまう営業担当者が多かった。

■営業担当者の工数の多くが事務処理に取られており、残業につながっていた
営業活動で外出した後、会社に帰って見積書作成、発注書作成などの事務処理を行うため、営業担当者の残業が多く発生していた。

■営業事務業務を可視化・効率化した上で、データを蓄積・活用したかった
商品情報のDBが複数に分かれていたため、見積等の書類作成時に複数のDBを参照せねばならず非効率的だった。またデータの格納先やフォーマットが異なることにより、データ集計・分析ができておらず、活用もできていなかった。

■外出先から簡単に事務処理を依頼できるシステムと運用を構築
営業事務業務を実働支援し、オペレーションの実態を把握。その上でPC/モバイル端末どちらからでも依頼できるシステムを構築。運用方法を整えた上でポータルサイトを作成し、依頼ルールなどを明確化。また重複していた申請内容の一本化を提案し、営業事務によるサポート範囲をさらに拡大。

■商品検索DBを追加コストなしで構築
複数のDBに散在した商品情報を一つのDBに統一し、商品検索DBを構築。既存ツールと無料のDBで構築したため追加コストをかけることなく効率化を実現。

■営業関連データをマクロ集計・分析し、営業活動活性化のために活用
過去の見積書・発注書データを集計可能な状態に整備し、マクロ集計・分析を実施。休眠顧客や旧機種を納入した顧客をリスト化し、営業活動へのデータ活用を提案。

■事務処理の依頼がしやすくなり、営業担当者の事務工数を大幅削減
依頼ルールが明確化したことと場所を問わず依頼できるようになったことにより、見積作成依頼数は約5倍、受注処理依頼数は約2倍にアップ。その結果、営業担当者の事務工数が約985時間／月削減。

■システム化推進により営業事務を効率化し、事務処理工数を大幅削減
商品検索DBを構築し、システム化を推進したことにより、約866時間／月の事務処理工数を削減することに成功。

■販売傾向や営業傾向を分析できるようになり、営業事務業務のプロフィット化に貢献
過去の営業データを集計したことにより休眠顧客や旧機種を納入した顧客の掘り起こしが可能となり、新たな商談の創出に寄与。また製品ごとの販売傾向や、各営業担当者の活動状況などを分析し、管理部署に共有することで営業事務業務のプロフィット化に貢献。

お客さまの声

データ活用によるプロフィット化も見据えた支援で、想定以上の効果を実感

営業事務部門の業務をただ支援いただいただけでなく、現場の実態を理解した上で売り上げ拡大のための策を提案してくださるのが大変心強いです。また提案だけで終わらず、DB構築等のDX支援やデータ集計・分析まで一貫したサポートを通し、営業事務のプロフィット化へ大きく貢献いただきました。

サービス紹介

BPO型DXサービス

ビジネスプロセスを可視化することでお客さまのビジネスを理解し、問題の発見と解決へ繋がるDXをご支援いたします。長年のBPOアウトソーサーとしての実績を活かし、お客さまのビジネスを成功に導くお手伝いをさせていただきます。

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